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Guia para la Recaudación de Fondos: |
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| La siguiente guía ha sido adaptada del "OIYP Skills Pack" desarrollado por el Parlamento Internacional de Jóvenes de Oxfam usado recientemente en el Trade Justice Project. Copyright Oxfam International Youth Parliament, Oxfam Community Aid Abroad 2005. ObjetivosEste Modulo de Habilidades para la recaudación de fondos está diseñado para apoyarte en tus esfuerzos de recaudación de fondos. Al terminar este modulo, podrás: • Comprender como desarrollar una estrategia de recaudación de fondos utilizando una propuesta de paso a paso. • Desarrollar una estrategia de recaudación de fondos para cubrir el costo de participar en un proyecto o evento. Introducción a la Recaudación de FondosCuando vayas a recaudar fondos, no te presentarás como un caso de caridad, ni tampoco como un mendigo. La forma en que te presentarás varía de cultura a cultura y de comunidad a comunidad. Sin embargo, deberás presentarte, tu participación en un proyecto y tu plan de acción en términos de mejorías en la vida de tu comunidad o, tal vez, en términos de una agenda nacional o regional para el cambio social. Entonces, la recaudación de fondos será la forma de adquirir un recurso (apoyo para ti y tu trabajo) esencial para un cambio positivo en tu comunidad. Existen diferentes estrategias que puedes utilizar para recaudar fondos. La recaudación de fondos puede incluir lo siguiente: • Venta de un servicio o un producto; • Venta de boletos de rifa o juegos al azar; • Venta de boletos para entretenimiento o deportes; • Aplicar para un plan de financiamiento; • Solicitar donaciones. Estas son categorías generales de actividades. Sugerencias más específicas y ejemplos se proporcionaran a continuación. Los pasos claves para desarrollar una estrategia de recaudación de fondos son:
PASO 1 - Identificar los CostosComo cualquier otro proyecto, debes tener una idea de qué es lo que quieres lograr antes de comprometerte en las actividades de recaudación de fondos. Esto significa el cálculo de cuánto dinero necesitas recaudar y qué cosas podrías obtener "en especie". Esto puede suponer investigación y recopilación de información. Para ayudarte hemos desarrollado una simple tabla para que enumeres todos los costos potenciales. (Ver el Ejercicio 1) Muchos de ustedes estarán inmediatamente preocupados en recaudar el dinero para poder asistir a un futuro evento. Algunos de ustedes serán afortunados de ser capaces de desarrollar un plan más amplio de recaudación de fondos, el cual incluirá al futuro evento como parte de tu plan de acción o proyecto de cambio social asociado con tus actividades continuas. Cualquier enfoque que escojas, es muy importante documentar el apoyo que necesitarás, en efectivo y en especie. Empecemos a identificar los costos como si nuestro objetivo fuera viajar a Brasil para asistir a un taller. Tu objetivo principal deberá ser la recaudación del costo del pasaje aéreo desde tu país hacia Brasil. Sin embargo, existirán otros costos asociados con el taller en Brasil que también deberás incluir en tu plan. Por ejemplo, dependiendo de tu nacionalidad, una visa para entrar a Brasil puede costar hasta USD$100 y necesitarás dinero para gastos menores. Ejercicio 1: Enumera los CostosElabora una tabla para el objetivo de la recaudación de fondos en la que conste cada cosa para la cual necesitas recaudar dinero.
PASO 2 - Identifica las Fuentes de FinanciamientoAhora que ya sabes más o menos cuánto dinero necesitarás, debes identificar quién podrá financiarte. El apoyo local para iniciativas comunitarias es importante por que demuestra un compromiso con la iniciativa y el financiamiento tendrá menos requisitos rigorosos de contabilidad e informes. El financiamiento por parte de organizaciones internacionales puede ser importante, especialmente si tienen dinero presupuestado para la asistencia a entrenamientos y conferencias. Es poco probable que recibas todo el dinero de una sola fuente y que algunos de tus costos sean cubiertos por donaciones "en especie". Por ejemplo, una tienda de ropa o un sastre puede estar dispuesta a donarte un atuendo a cambio de publicidad y algunos con habilidades en manualidades podrán proporcionarte artefactos culturales. Así que es muy importante pensar en todas las potenciales fuentes de financiamiento. A continuación se enumeran las posibles fuentes de financiamiento: Las Personas Individuales pueden ser una de las mejores fuentes de financiamiento. Así que será muy importante pensar en cómo puedes recaudar dinero, por ejemplo a través de solicitud de donaciones o a través de otros planes de recaudación de fondos y eventos que llaman la atención de tus contactos. Tus contactos personales serán tu mejor fuente de apoyo. Por ejemplo, tus amigos o colegas podrán proporcionarte contactos de posibles patrocinadores (¡10 amigos con 5 contactos cada uno significa 50 posibles patrocinadores!). ¡Algunos delegados del OIYP2000 recibieron ayuda financiera de más de 50 individuos! Tu Organización puede estar preparada para contribuir financieramente para tu asistencia. Al dirigirte a tu organización, delinea los beneficios que tu participación en el futuro evento les podrá reportar, incluyendo el aumento de las habilidades y conocimientos, exposición de la organización y un continuo acceso a una red de habilidades y programas de concesiones. Los Negocios y Empresas siempre esperán obtener algún beneficio a cambio de su apoyo. Siempre esperaran un reconocimiento público de su apoyo. También requerirán algún tipo de publicidad y en algunos países pueden tener algunas ventajas sobre los impuestos. En el 2000, algunos delegados del OIYP pudieron negociar un descuento en el pasaje a través de una agencia de viajes local o aerolínea; otros recibieron ropa y equipaje; y otros obtuvieron acceso a un teléfono, fax y correo electrónico para comunicarse con la oficina del OIYP en Sydney. Los Gobiernos usualmente tienen algunos fondos disponibles para proyectos que coinciden con sus prioridades estratégicas. El Departamento de Asuntos de la Juventud (o equivalente) ha apoyado a algunos delegados del OIYP. El financiamiento por parte del gobierno está atado a una agenda política, y puede no aceptar la acción comunitaria en la cual estás comprometido. En el 2000, algunos delegados del OIYP tuvieron éxito al dirigirse a embajadas de gobierno. Las Fundaciones y Organizaciones Internacionales pueden ser una buena fuente de financiamiento. Usualmente tienen un proceso de aplicación y esto talvez no coincida bien con tu programación de tiempo. Sin embargo, siempre vale la pena preguntar si están dispuestos a aceptar una solicitud. Aún cuando no sean capaces de financiar tu viaje, ellos podrían estar interesados en financiar tus actividades después de tu regreso. Las Asociaciones, Clubes y Cámaras de Comercio casi todas tienen algún compromiso con el apoyo de actividades de desarrollo en la comunidad, a pesar de que no lo hagan público. Muchas requieren una "carta de presentación " de alguien que pertenece al club, asociación o cámara. Tendrás que utilizar las relaciones cercanas que hayas desarrollado en la comunidad para averiguar quién es miembro de alguno de estos grupos, que podría ayudarte en tu proyecto. La mayoría de los donantes y patrocinadores quieren algún tipo de reconocimiento por su apoyo. La manera mas fácil para hacer esto es a través de los medios de comunicación (ver el modulo de habilidades de los medios) haciendo un reconocimiento formal de su apoyo. Ejercicio 2: Identificar las Fuentes de financiamiento más prometedorasA continuación, escribe los nombres de posibles fuentes de financiamiento en cada categoría. Tendrás que investigar cuales organizaciones tienen fondos disponibles para individuos. También mantén un registro de su información para utilizarla posteriormente. Personas Individuales: Organizaciones: Negocios y Empresas: Gobierno: Fundaciones y Organizaciones Internacionales: Asociaciones, Clubes y Cámaras de Comercio: Revisa la tabla que elaboraste anteriormente y escribe las posibles Fuentes de financiamiento. PASO 3 - Identificar las Actividades y eventos para Recaudar Fondos y ApoyoAhora que ya has identificado las Fuentes de financiamiento, el siguiente paso es buscar la mejor manera de obtener dinero. Cada cultura y sociedad tiene su propia manera para pedir dinero. Tú sabrás mejor que nosotros cómo dirigirte a la gente en tu comunidad. Visitas de casa en casa pueden ser apropiadas o seleccionar a individuos y escribirles una carta pidiéndoles apoyo. Ejercicio 3: Escribiendo una Carta para Solicitar Apoyo de un Donador PotencialEscoge a una persona u organización que ya identificaste en el ejercicio 2 y escríbeles una carta solicitando su apoyo para tu participación en el futuro evento. Este ejercicio te ayudará a pensar cómo presentarte en la recaudación de fondos y te servirá como un patrón para la recaudación de fondos en las siguientes semanas. En Occidente, las normas para escribir una carta son: • Preséntate y muestra tus intereses y preocupaciones de tal manera que puedas crear un vínculo entre tú y la persona a quien escribes; • Establece el monto total de fondos que necesitas recaudar; • Demuestra que ya tienes algún apoyo; • Menciona cómo reconocerás el apoyo que esperas recibir de la persona a quien escribes; • Establece de forma clara cómo podrá contactarse contigo el potencial donante. • La carta no deberá ser de más de una página. Busca la opinión y comentarios de otras personas y revisa la carta para que refleje tu personalidad y tu proyecto lo mejor posible. Tendrás más posibilidades de obtener éxito en recaudar el dinero si utilices una variedad de métodos, en vez de utilizar solo uno. Aquí te sugerimos algunas ideas: • Organiza una Cena Benéfica. Tu familia y tu, amigos u organización podrían preparar una cena en tu casa u otro lugar e invitar a personas de tu comunidad para que asistan. A todas las personas que asistan se les solicitará que hagan una donación. Hasta los encuentros más pequeños han recaudado cantidades significativas de dinero. En este evento, podrías hablar sobre lo que esperas lograr al estar participando en esta actividad. Hacer una rifa y otra actividad del estilo puede ser una manera de captar fondos adicionales en ese momento. • Organiza una Conferencia Pública. A todas las personas que asistan se les solicitara que hagan una donación o paguen una tarifa de entrada. Las personas siempre suelen estar ansiosas por aprender y escuchar nuevas ideas. Necesitarás acudir a un experto de tu comunidad, que sea un buen orador público, para que done algo de su tiempo. Por otro lado, cuando regreses del viaje, también podrías impartir una conferencia sobre tus experiencias. Mientras exista un evento bien divulgado y la entrada sea lo suficientemente barata, siempre existirá audiencia. • Organiza un Evento Cultural. Este podría ser una exhibición de arte, obra de teatro, concierto de música y baile o cualquier tipo de evento cultural en donde la entrada gratuita y se le solicite a la audiencia una donación. Esto puede ser atractivo para la comunidad local y para una audiencia más amplia. • Organiza una Rifa. Los negocios locales usualmente están dispuestos a donar premios o podrías preguntar a varios miembros de tu comunidad que donen algunos artículos. Después puedes vender boletos para sortear los premios entre la gente de tu comunidad. Cuando todos los boletos hayan sido vendidos, se selecciona un boleto al azar y a quien le pertenezca ese boleto será el ganador del premio. Las rifas pueden generar cantidades significativas de dinero, con una amplia red de vendedores de boletos. (La organización de una rifa se puede considerar en muchos lugares como una apuesta, así que observa las leyes que regulan este tipo de actividades). • Concurso de Conocimiento. Para recaudar pequeñas cantidades de dinero, podrías tener una competencia de conocimientos. También necesitarás un premio, que será otorgado al ganador. Los ejemplos comunes son adivinar el número de granos en un bote o el peso de un animal. Existen variaciones sobre este tema. • Únete a un Proyecto de Recaudación de Fondos. Muchos grupos de jóvenes en el Occidente venden productos, tales como chocolates, jabones y productos de belleza o productos de limpieza, los cuales han comprado al por mayor, a través de proyectos de recaudación de fondos. Se venden los productos a un precio casi igual al costo y tienen alguna ganancia. Si un proyecto como este no existe en tu comunidad, podrías organizar tu propio proyecto. Los manufacturadores del producto podrían suplirte a precios bajos. Deberás asegurarte que tus esfuerzos para recaudar fondos no afecte el sustento de comerciantes locales. Para cualquier estrategia de recaudación de fondos que escojas tendrás que hacer una investigación para saber si es viable. Documenta todos los pasos necesarios y busca el apoyo de tus colegas y amigos con experiencia en recaudación de fondos para ayudarte a tener éxito en cualquier actividad que emprendas. Algunos materiales que te ayudarán a implementar efectivamente tu estrategia de recaudación de fondos son: PASO 4 - Documentando la Estrategia de Recaudación de FondosUna vez que sepas cuánto quieres recaudar, cuáles son las posibles fuentes de financiamiento y cuáles los métodos que podrías utilizar, estás listo para finalizar tu estrategia de recaudación de fondos. La siguiente tabla te dará un ejemplo de cómo documentar tu estrategia. Ejercicio 4: Planeando tu propia estrategia de recaudación de fondos1. Observa la siguiente tabla de estrategia de recaudación de fondos a modo de ejemplo. Esta fue preparada para los participantes del IYP 2004 del año pasado. • La primera columna son las fechas en las cuales pretendes llevar a cabo una actividad para recaudar fondos. • La segunda columna es el tipo de actividad que planeas hacer. • La tercera columna es el objetivo de la recaudación de fondos. Asegúrate de que las actividades planeadas no coincidan con otros eventos más grandes en la comunidad, no estén programadas en un horario o fecha cuando la mayoría de la audiencia está ausente o involucrada en otras actividades. También asegúrate de que estés dirigiéndote a una diversidad de fuentes de recursos y no depender de una sola opción. • La cuarta columna es una estimativa razonable de cuánto dinero posiblemente se recaudará en cada actividad. Toma la rifa como un ejemplo. ¿Cuánto dinero estaría dispuesta a pagar la gente por un boleto? Si ellos pagaran $1 por boleto y tienes gastos de $20 por la compra de talonarios de boletos, entonces tendrás que vender 220 boletos para ganar $200, asumiendo que el premio fue donado. • La quinta columna es cuánto dinero consiguió recaudar la actividad, la cual será completada después de que esta haya finalizado. • La ultima columna es lo que está pendiente de recaudar (es la diferencia entre el registro anterior y el ingreso actual después del evento) la cual será completada después de la finalización de cada evento. Verás que en el ejemplo que la estrategia se detiene por varias semanas antes de la fecha de viaje anticipada. Es muy importante poder planear otras actividades si algunas de tus estrategias no recauda los fondos que esperabas. En el ejemplo, la recaudación de fondos finalizaría después del Día de Festival, si la meta se hubiera alcanzado. 2. Ahora, la parte más emocionante, planea tu estrategia de recaudación de fondos utilizando todas las cosas que has aprendido hasta el momento y rellena las columnas de la uno a la cuatro. Rellena la quinta y sexta columna al finalizar tus eventos de recaudación de fondos. Recuerda que necesitarás revisar tu estrategia a medida que progreses en la implementación de tu plan. EJEMPLO de una Estrategia de Recaudación de Fondos
MY fundraising Strategy
etc...
¡Buena suerte y los mejores deseos para tus esfuerzos de recaudación de fondos! Bibliografía Bradshaw, Jane, Fundraising for NGOs, Working Papers in Development, VSO www.vso.org.uk Center for Sustainable Human Rights Action, Generating Local Resources, www.ceshra.org The Development Gateway, www.developmentgateway.org (then search under 'fundraising'). Fundraising Consultants UK, List of resources, homepage.ntlworld.com/p.tusler/frc/index2.html Fundraising Resources for NonProfit Organisations and Schools, www.fundsnetservices.com/fundrais.htm GrantStation, Your Fast Track to Funding, www.grantstation.com Greenpeace Fundraising, www.greenpeace.org.au/getactive/guide/funds.html Oxfam (UK) Fundraising Kit, www.oxfam.org.uk/what_you_can_do/give_to_oxfam/company/fundraisingpack.htm Synergos Institute, Philanthropy and Foundation Building, Resource Mobilization, www.synergos.org/globalphilanthropy/resourcemobilization/general.htm Women in Progress Fundraising Kit, www.thawe.org/forms/wip_fundraising_kit.doc World Library Partnership, Fundraising Resources, worldlibraries.org/itw/southafrica/safundraisinginfo.shtml Youth Action Net Sources Of Funding For Youth Services, www.youthactionnet.org/resources.php Youth Resources Online Guide Contacts For Resourcing Bodies, www.youth-resources.net/english/main.htm |
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